Huishoudelijk reglement

van de Stichting Smile2Gambia 

Vastgesteld in de 

         Bestuursvergadering van 25 maart 2019 

Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder: 

• de stichting: de Stichting Smile2Gambia, gevestigd te Nissewaard ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam  onder nummer 73346385; 

• de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 18 maart 2019 bij notaris Mw mr M.J. Moerland-Jansen, van Moerland Notaris te Brielle, 
• het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 1 van de Statuten; 
• inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd; 
• projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting. 

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan: 

• Het beleidsplan geldt voor een periode van 3 jaar ingaande 18 maart 2019 tot en met 31 december 2021 en wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien. 
• Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd. 
• Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting. 

Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”. 

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden 

Het bestuur en de bestuursbesluiten 

Het bestuur: 

• Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting; 
• Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement); 
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering; 

• Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 150 euro; 
• Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjaren donatie; 
• Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar. Zoals gesteld in de statuten (art.5, lid 3) worden de bestuurders benoemd voor onbepaalde tijd. 
• Ontstaat een vacature dan wel, is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen; 
• Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur; 

• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd; 
• Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen. 
• Zorgt er jaarlijks voor tijdens of voor de jaarvergadering dat er een kascontrole wordt uitgeoefend. Het bestuur kan zich laten bijstaan door een deskundige op dit gebied. 

De voorzitter: 

• Heeft algemene leiding van de stichting; 

• Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe; 
• Overlegt met officiële instanties, of delegeert dat aan andere bestuursleden; 
• Geeft leiding aan het bestuur; 
• Is aanspreekpunt voor bestuursleden; 
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; 

• Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; 
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; 
• Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering; 
• Coördineert en stuurt activiteiten; 
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt. 

• Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge. 

De secretaris 

• Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en is tevens vice-voorzitter 
• Coördineert en stuurt activiteiten 
• Heeft contact met sponsoren en overige geldschieters die de stichting financieel ondersteunen. 

• Maakt van elke vergadering een verslag, waarin minimaal vermeld; 
• De datum en plaats van de vergadering;
  De aanwezige en afwezige bestuursleden;
  De verleende volmachten;
  De genomen besluiten.  
• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op; 
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; 
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; 

• Archiveert alle relevante documenten; 
• Is verantwoordelijk voor de Public Relations van de stichting. 
• Beheert het facebook account en/of website van de stichting en zorgt dat deze beschikbaar en bereikbaar is.  
• Zorgt dat de informatie op facebook account en/of website actueel en volledig is. 
• Heeft de eindredactie van de teksten die voor facebook account en/of website worden aangeboden en is verantwoordelijk voor de plaatsing van de teksten. Bij twijfel raadpleegt de secretaris de overige bestuursleden. 

• Draagt zorg voor een nieuwsbrief bestemd voor een ieder die de stichting ondersteunt of voor welk persoon of organisatie, van belang kunnen zijn voor het voorbestaan of het behalen van de doelen van de stichting. De nieuwsbrief gaat uitkomen op momenten dat er resultaten, activiteiten of andere zaken zijn te melden.  
• Beantwoordt de binnenkomende e-mail, of zet deze door naar het bestuurslid met de juiste portefeuille. Stelt e-mails op namens de stichting en verzend deze. 

De penningmeester. 

• Voert de financiële administratie; 
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging; 

• Stelt financiële overzichten op; 
• Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; 
• Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650. 
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; 
• Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging; 

• Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit; 
• Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro; 
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; 
• Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen; 
• Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers. 

Gedelegeerd lid van de Stichting 

• Het bestuur benoemt een natuurlijk persoon en ingezetene in Gambia, als gedelegeerd lid van de Stichting. Hij of zij maakt geen deel uit van het bestuur van de stichting. 
• De gedelegeerde is bekend met de doelstellingen van de stichting en zet zich in Gambia in om deze doelen te bereiken. 
• In opdracht en onder toezicht van het bestuur van de stichting heeft hij toezicht in Gambia op de door de Stichting gesteunde projecten. 
• Hij/zij doet verslag, mondeling of schriftelijk, aan een bestuurslid van de vorderingen en alle andere zaken die van belang zijn, voor de dor de stichting gesteunde projecten. 

• Hij/zij  verricht in Gambia werkzaamheden voor de stichting, zo ontvangt en distribueert hij de door de stichting geleverde goederen.  
• Hij/zij is gerechtigd om in opdracht van het Stichting bestuur, afspraken te maken, de stichting te vertegenwoordigen contante geld bedragen af te dragen aan de door de stichting bepaalde (rechts)personen. 

Besluiten 

Het bestuur: 

• Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; 

• Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering; 
• Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen; 
• Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt; 
• Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot. 

Vergaderingen
 

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht. 

Frequentie 

• Het bestuur vergadert ten minste twee maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken. 
• Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden. 
• Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen. 

• Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur. 
• Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld. 

Agenda. 

• Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; 
• De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website. 

• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen. 
• Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. 

Verantwoordelijkheid 

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen 

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd. 

Inbreng tijdens de vergadering 

• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
  Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering; 
• Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is; 
• Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing; 
• Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering. 

Communicatie
 

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met: 

• Donateurs; 
• Gesubsidieerde goede doelen; 
• Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen; 

• De media. 

Gelet op het internationale karakter van de stichting zal de communicatie  en de PR activiteiten onder verantwoordelijkheid van de secrtaris vallen Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en indien mogelijk met de overige bestuursleden. 

Donaties en declaraties 

• Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd; 
• Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel; 

• Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting; 
• Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort; 
• Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit . Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders; 
• In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur de het verwijderen, handelen of ontvangen van de goederen,fotografisch vast te leggen; 
• Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren; 

Royement 

• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt. 
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten. 

Slotbepalingen 

• In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. 

• Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.